Lectura de Contadores
El software de lectura de contadores incorpora toda la funcionalidad necesaria para gestionar el proceso completo de registro de lecturas y emisión de recibos o facturas de consumo. Las empresas gestoras de agua o energía podrán facturar a sus abonados los consumos de los suministros que gestionen y las empresas de servicios de lectura emitirán recibos de consumo en nombre de las comunidades de propietarios contratadas. Todos los procesos de planficación de lecturas, emisión de recibos, impresión de informes de lectura o facturación de servicios están automatizados para facilitar la gestión de múltiples contratos
Aplicación principal de lectura de contadores.
Pantalla principal de contratos. Permite acceder rápidamente a toda la información relacionada con el mismo: suministros, abonados, contadores, históricos de lecturas, facturas, etc.
Ejemplo de pantalla de registro de lecturas en dispositivos móviles.
Aplicación principal de lectura de contadores.
Contratos
Los contratos definen los suministros, abonados y contadores sobre los que se van a realizar las lecturas. Cada abonado podrá registrar un numero ilimitado de contadores. Además determinan los periodos de lectura, las tarifas que se aplicarán a los consumos y los informes que se deben enviar a los administradores una vez emitidos los recibos. La aplicación incorpora un completo sistema de tarifas de consumo por tramos, por consumo diario, por coeficiente de la vivienda o consumo mínimo, que se podrán personalizar por abonado, según el tipo de uso del suministro (doméstico, industrial, comercial), por contador en base a la tipología del mismo (divisionario, colectivo, general) o por calibre. Además del consumo, se puede incluir cualquier servicio en los recibos según las necesidades de cada cliente: recogida de basura, cuota de servicio, etc. Se pueden definir dos tipos de contratos, dependiendo de quien cobre el consumo del suministro: contratos de servicios sobre los que se emitirán recibos en nombre de nuestro cliente o de consumo sobre los que se emitirán facturas con cargo a cada abonado.
Recibos
Una vez registradas y validadas las lecturas, el sistema propondrá la generación automática de los recibos de consumo aplicando los servicios y tarifas definidas en cada contrato. Se podrán aplicar alarmas de importes máximos y mínimos para prevenir errores.Cada recibo individual registrará y mantendrá la información actual de cada abonado para prevenir cambios de inquilinos, cuentas bancarias, etc. Los recibos individuales son totalmente modificables, pudiendo añadir, editar o borrar conceptos de los mismos. Se puede personalizar por contrato, tanto el formato impreso de recibo como el resto de informes, incluyendo logotipos o gráficos de consumo según los requerimientos de su cliente. El sistema le recordará los informes solicitados por cada contrato y podrá enviarlos por mail en formato pdf, excel y word o por correo postal a las direcciones postales indicadas por su cliente o administrador de fincas. Todos los informes están optimizados para sobres con ventana para evitar el uso de etiquetas postales. También podrá enviar por mail o mediante soporte magnético los ficheros de exportación para los sistemas de gestión de fincas mas usuales (Gesfincas, Colmadwin), así como el fichero de domiciliación bancaria según la Norma 19 del CSB.
Call Center
El Call Center le permitirá registrar todas las llamadas que reciba de sus clientes y mantener un histórico de las mismas. Puede codificar los motivos de dichas llamadas para obtener estadísticas y mejorar la calidad de su servicio. Dependiendo del resultado seleccionado podrá enlazar la llamada con otras funcionalidades de la aplicación como registrar autolecturas, generar presupuestos, partes de servicios técnico o ventas.
Agenda
La Agenda es una potente herramienta para registrar anotaciones en diferentes entidades de la aplicación (contratos, abonados, presupuestos, facturas) a modo de recordatorio. Dichas anotaciones se pueden asignar a los diferentes procesos que se pueden gestionar (lecturas, avisos, pda, recibos, facturas) mostrando un icono de advertencia en el momento de realizar dichos procesos o incluso impidiendo la realización de dicho proceso hasta resolver la incidencia.
Lecturas
El sistema permite organizar los contratos en rutas de lectura y le propondrá automáticamente la planificación de lecturas en base al periodo de lectura definido en cada contrato. Opcionalmente, el sistema puede emitir avisos de lectura con la antelación pactada. Los lectores pueden anotar las lecturas en el informe que les proporcionará el sistema o bien pueden registrarlas a través de dispositivos móviles (pda, tabletas, teléfonos) utilizando la aplicación AQUA mobile. También se pueden importar desde un fichero generado por concentradores tipo M-Bus o proporcionadas por contadores con módulos vía radio. El sistema permite definir incidencias de lectura codificadas que podrá registrar el lector y se mostrarán en el recibo del abonado. También se pueden definir alarmas de consumo máximo y mínimo para prevenir averías. El sistema permite registrar las autolecturas proporcionadas por los abonados ausentes o estimar automáticamente las ausencias aplicando distintos métodos (última lectura, consumo fijo, media, etc). En diferentes pantallas podrá visualizar el histórico de lecturas y consumos de cada abonado.
Facturas
El proceso de facturación de servicios de lectura o de los consumos en caso de gestoras de energía está totalmente automatizado. La aplicación mantiene un maestro donde podrá registrar todo tipo de clientes además de los asociados a los propios contratos de lectura. Podrá definir servicios periódicos, por ejemplo de mantenimiento, podrá facturar ventas o servicio técnico y el sistema le propondrá la creación automática de facturas de todos los servicios con la periodicidad establecida. Además podrá crear facturas manuales con cualquier concepto o ventas al contado. Cada cliente. además de la dirección de la razón social, incluye una dirección postal para envió de facturas y otra dirección donde se realizan los servicios. Se pueden definir series de facturación a nivel de cliente para distintas numeraciones de facturas. Las facturas generadas se pueden exportar para integrarlos con programas de contabilidad. También se pueden domiciliar las facturas generando un fichero que cumple la Norma 19. Todas las facturas se asocian a una actividad permitiendo así obtener diferentes estadísticas de facturación. Esta versatilidad le permitirá utilizar AQUA Lite como sistema principal de facturación de su empresa.
AQUA mobile
AQUA mobile es una aplicación para dispositivos móviles (PDA) con sistema operativo Windows Mobile o Android. Permite cargar en la PDA las lecturas planificadas para un lector a través de Internet o conectando el dispositivo directamente a un PC y descargarlas en la aplicación una vez realizadas. Las lecturas se almacenan en la tarjeta SD del dispositivo para evitar pérdida de datos por falta de batería o averías. El lector se debe identificar mediante una clave para acceder a la aplicación. Se pueden cargar varios días de lectura organizados por ordenes de lectura, incluyendo en cada orden los contratos de una ruta determinada. El dispositivo muestra las lecturas de cada contrato ordenadas por viviendas, pudiendo avanzar o retroceder fácilmente sobre las mismas, mostrar una lista completa, buscar un vecino por dirección o buscar un contador por su número de serie. El sistema muestra los datos de la lectura anterior y valida la lectura actual introducida por el operario, controlando consumos máximos y mínimos, contadores con flujo inverso o instalación de contador nuevo, mostrando un aviso si la lectura no es correcta. El lector puede registrar incidencias de lectura codificadas o en texto libre y también podrá leer o escribir anotaciones en la agenda de cada vecino o de cada contrato. En todo momento el lector podrá ver la situación de lecturas pendientes y completadas. También es posible integrar sistemas de lectura vía radio de distintos fabricantes.
Oficina Virtual
La Oficina Virtual es un canal más de atención al cliente a través de Internet. Los abonados podrán registrarse fácilmente y podrán acceder a su histórico de lecturas o imprimir recibos de cualquier periodo, lo que redundará en la disminución de llamadas a la empresa lectora e incluso evitará el envío del recibo físico al abonado si solicita la e-Factura o factura electrónica, con el consiguiente ahorro económico y ecológico. Por otro lado, también podrán registrarse administradores de fincas para acceder a la información de las fincas que administran, pudiendo consultar históricos, obtener informes de liquidación, lecturas o impresión de recibos.
La Oficina Virtual ofrece a sus clientes un servicio las 24 horas y los 365 días del año, permitiendo agilizar las solicitudes de información y el acceso a la misma desde cualquier lugar.